Руководитель непогрешим и уверен в себе. Его слово – закон. И только сам руководитель понимает, как это трудно – быть уверенным в себе. Мелкие полезности (вроде нашей шпаргалки) помогают держать марку и показывать уверенность там, где ее не было.

Голова у руководителя должна быть набита теорией. Так искренне полагают и преподаватели в вузе, и старшие начальники «кабинетного» типа, и даже многие бизнес-консультанты. Да и многие увлекающиеся руководители меняют правила игры после прочтения очередной классной книжки по управлению.

Полезно ли это? Если у вас это работает – значит полезно. Но начинающему руководителю скорее помогут несложные инструменты, которые легко запомнить, использовать и держать под рукой. Такие своеобразные шпаргалки для начальника.

Меня с ними познакомил коллега из отдела SEO (название компании оставим за кадром). Команда у него была почти идеальная: сильные специалисты примерно одного уровня, трудолюбивые, адекватные, местами даже любящие клиентов. Похоже на фантастический роман, правда? Но вот как раз из-за трудолюбия и возникали споры. Когда появлялся новый перспективный проект, его начинали делить. В буквальном смысле слова:

  • Я его хочу вести, я работал с его конкурентом!
  • У тебя и так 20 проектов, куда тебе еще?!
  • А у меня кредит за новую машину не выплачен, мне деньги нужны!
  • Ты в отпуск уходишь после выходных, кре…дитный человек! Кто же берет клиентов накануне отпуска?!

Оплата у оптимизаторов, как несложно догадаться, была сдельная – потому они так боролись за каждый проект. Прибавить сюда молодость и увлеченность – и будет ясно, почему порой доходило до абсурда: работали по вечерам, по выходным, в праздники, не ходили в отпуск, приезжали на работу к 7 утра, хотя день начинался с девяти. Рекордсменом стал сотрудник, который набрал 32 проекта и спал по 4 часа в сутки. Так он продержался 2 месяца, а потом его госпитализировали со МКАДа, где он от недосыпа врезался в десятитонник. Впрочем, трудоголик месяца порывался работать и на больничном, требуя принести ему ноутбук в нейрохирургическое отделение.

Как раз после этого яркого события начальником назначили моего коллегу. С четким указанием – прекратить безобразие в отделе, пока от неуемного трудолюбия не пострадали все остальные. Для этого нужно было решить главную проблему – произвольное распределение проектов. Как разработать четкий регламент, контролируемый начальником и понятный сотрудникам?

Руководитель подумал, изучил методики, сходил на несколько управленческих тренингов и по итогам сделал себе такую шпаргалку.

shpargalka-dlya-rykovoditelya

Претендентов на проект в табличке могло быть и больше, но для примера достаточно трех. Каждый из них оценивался по 9 критериям, разбитым для удобства руководителя на 4 блока: мотивация, компетентность, нагрузка и перспективы. Можно было оценивать либо по наличию нужных качеств, либо давать развернутые характеристики и сравнивать по ним. «Выигрывал», как несложно догадаться, тот, кто получал «положительные оценки» по всем пунктам.

«Какой-то примитивный регламент. Мы ожидали большего…» – снисходительно прокомментировали табличку опытные коллеги. А зря. Первый же месяц показал, что шпаргалка работает. Сначала ключевым был блок «Нагрузка» – от него при равном профессиональном уровне во многом зависело, кому достанется проект. Споры между подчиненными прекратились: начальник сам проверял, есть у сотрудника резерв рабочего времени или нет. Данные хранились в системе учета, поэтому умалчивать было бесполезно. Позже, когда в отделе появились новички и стажеры, на первый план вышел вопрос компетенций. А через год настало время мотивации и перспектив: часть трудоголиков к тому времени уже поняла, что им интересна не только круглосуточная типовая работа до синевы в глазах, но и профессиональное развитие – как вверх, так и в стороны.

Я по жизни хомяк, поэтому шпаргалку для начальника с радостью забрала себе. Конечно, она изменилась: например, я добавила в блоке о мотивации пункты «Проявляет профессиональный интерес к выполнению задачи» и «Руководствуется исключительно материальной мотивацией» (в тот момент для меня это было очень важно). Теоретически можно было дополнять и дальше, но на практике лучше всего ограничиться 10-15 критериями. Если их больше, велик риск увлечься процессом и увязнуть в сравнении. Это, конечно, тоже полезно, но в решении оперативных задач может задержать.

shpargalka-dlya-rykovoditelya-2

Моя шпаргалка выглядела так. Можете воспользоваться ей сами (по ссылке Google-таблица). Чтобы забрать шпаргалку себе для редактирования, сделайте копию (Файл > Создать копию).

Полный ассортимент

Шпаргалки для начальника бывают двух видов. Первый – графические: таблички, инфографики, чек-листы, некоторые мотивационные тесты. Их главное качество – применяемость на практике. Не надо ничего допиливать и приспосабливать, можно брать и внедрять у себя в отделе. С оглядкой, конечно, на сферу и масштаб: лайфхаки промышленных холдингов в интернет-магазине вряд ли приживутся (а вот в IT-стартапе – могут).

Второй тип – это программные средства. Но не все, только те, что решают конкретную практическую задачу – строят нужные отчеты, графики, проводят по алгоритму действий в непростой ситуации. Пример – отдельные модули из систем управления компанией:

  • Диаграмма Ганта наглядно показывает загруженность ваших подчиненных и критический путь проекта.
  • Доски задач (Scrumban) позволяют делать рокировки: расставлять приоритеты, заменять ответственных (если исполнитель задачи, например, ушел на больничный), фиксировать рабочее время и сводить вместе данные по каждой задаче.
  • Планирование проектов нужно для того, чтобы продумать несколько проектов и рассчитать, когда запускать каждый из них и какие стадии получится вести параллельно.

Перечислять программные шпаргалки можно долго, мы остановились на самых известных. Но всецело полагаться на ПО не стоит. Куда надежнее иметь под рукой (а лучше в голове) обычные таблички, для которых не обязателен wi-fi и рабочий смартфон.

И самое важное

Шпаргалки не заменяют разума. Они помогут понять, как правильно распорядиться ресурсами – но не разработают готовое решение за вас. Они наглядно отображают «за» и «против» при делегировании – но назначать исполнителя все равно будете вы. Ответственность за выбранную дорогу не свалишь на диаграммы, она все равно будет на вас. Но на сложных участках пути шпаргалки помогут не растерять объективности и принимать важные решения без влияния эмоций.

Гостевая статья из блога Spark